משאבי אנוש - 5 שיטות עבודה מומלצות עבור מערכת שכר מוצלחת

בממוצע 35% אחוז מזמנה של מחלקת משאבי האנוש הוא על שכר בלבד. על מנת למקסם את היעילות של מערכת השכר שלך ולמנוע טעויות, אתה צריך לבצע שיטות עבודה מומלצות אלו לניהול מערכת השכר שלך.

1. להפוך את המערכת שלך לשקופה

אחת הדרכים הקלות ביותר כדי למנוע גניבת זמן מקרית, אי - סיווג של עובדים, מסים, שכר זעום וסוגיות שכר נפוצות אחרות הוא לייצר מדיניות שכר ולשים את זה בכתב. לפרסם אותו באופן בולט ולספק עותק לכל עובד.

-איך עובדים מסווגים. סיווג עובדים כפטורים,או לא פטורים בחוזה יכולים לשים אותך בניגוד לתקני העבודה ההוגנים ולמקם אותך בסיכון של תביעה או ביקורת.

-איך שכר עבודה, שכר, קידום מכירות עולה. מחושבים; איך תהליך השכר עובד, כאשר שינויים בשכר ייכנסו לתוקף, והאופן שבו החברה עוסקת בטעויות שכר.

2.  הימנע מתהליכים ידניים

האם אתה עדיין מחשב שכר ביד או בגיליון אלקטרוני של אקסל? האיגוד שכר האמריקאי מעריך כי שיעורי שגיאה מתהליכים ידניים בשכר יכולים לעלות לך למחוק יש שלך בסף המשפט. 1% - 8% מהשכר הכולל שלך. ככל שאתה תהפוך את המערכת השכר שלך למערכת עם ספקית שירותי שכר או תוכנת שכר, יהיה לך פחות שגיאות ותצטרך לשלם פחות עבור טעויות מכיסך.

טעויות ניהול חשבון פשוטות קוראות לתקופות יותר קרובות במערכות ידניות עקב ההסתמכות על בני האדם לתמלל את השעות ולחשב שכר. מערכות אלה הן גם קלות לעובדים ולתפעל.

3. לקבוע ביקורות לעיתים קרובות

בין אם אתם משתמשים במערכת TimeCard ידנית או ממוחשבת, אתם צריך לבקר את התהליכים שלכם לפחות פעם בשנה אם לא יותר. מערכות אוטומטיות יכולות גם לייצר שגיאות. אם לא נתפסו בזמן, הם יכולים בסופו של דבר לעלות לך ביוקר. אתה יכול לשלם יותר מדי לעובד בשל טעות במתמטיקה, לסווג את מעמד המס באופן שגוי או שלא תצליח להגדיל את שיעור השכר של עובד אשר הובטח העלאה במשכורת.

בדוק היטב את כל הניירת והתהליכים שלך כדי לוודא שהכל פועל כשורה.
אם אתה משתמש בתוספות או תוספים לשלב את תוכנת השכר שלך עם מערכת נוכחות ואת הזמן שלך או בתכנית חשבונאות, יש לוודא שכל חיבורי העברת הנתונים נעשית בצורה נכונה.

4. למנוע גניבת זמן

גניבת זמן מתרחשת כאשר עובדים בכוונה או לא בכוונה רושמים את השעות שלהם בצורה שגויה, לוקחים הפסקות ארוכות מדי, מבלים את שעות העבודה שלהם התעסקויות אחרות ולא בעבודה או משתמשים בשיטת החבר להעביר כרטיס שהם אינם נוכחים.

ליישם בדיקה במערכת באופן אוטומטי ,רשומות שעות של עובדים, אתה יכול להקטין הונאה על ידי ניצול כניסה ביומטרי כגון סורק טביעת אצבע.

5. להישאר מעודכן

טבלאות מס הכנס מס ותקנות עבודה פדרליות של המדינה מהשתנות-למחוק משנה לשנה. חשוב שהידע של כל החוקים החדשים יהיו מעודכנים במערכת. ניתן להוריד את טבלאות המס האחרונות מהאתר של מס ההכנסה. אם אתה משתמש בתוכנת שכר, לוודא שהיא מתעדכנת באופן אוטומטי בכל שנה כדי לשמור אותך חסין לטעויות.

שים לב במיוחד לשינויים בתקנות המסדירים את: ניכוי מס הכנסה, מסים למדינת אבטלה, הלנת מזונות, וחישוב רווח שולי ומיסוי.

את שיטות העבודה הטובות ביותר יש לרכז, שכר עסקים רוחבי ומניעת טעויות והונאה, נמצאות  בהעברת רישומי השכר שלך למערכת מיוחדת או מערכת ניהול של הצד שלישי. –לא ברור .העידכונים האלו לעסק יכולים לשמור על שכר העובדים שלך בצורה טובה יותר. ניתן, אם אתה לא בוחר ללכת בדרך זו , לודא שהתהליך שלך הוא שקוף, שאתה מבקר אותו באופן קבוע, ושאתה שומר על החוקים הממשלתיים.

מאמר בחסות HRUS - משאבי אנוש

Photo credit: jakeandlindsay / Foter.com / CC BY